|
Äîêóìåíòîîáîðîò — ýòî ïðîõîæäåíèå äîêóìåíòîâ ïî ñîîòâåòñòâóþùèì îòäåëàì äî ñäà÷è èõ â àðõèâ. Ýëåêòðîííûé äîêóìåíò ìîæåò ïîÿâèòüñÿ ëèáî â ðåçóëüòàòå ââîäà áóìàæíîãî äîêóìåíòà ñ ïîìîùüþ êëàâèàòóðû èëè ñêàíåðà, ëèáî èç ãëîáàëüíîé ñåòè, ëèáî èç ëîêàëüíîé ñåòè ñòîðîííèõ îðãàíèçàöèé.
Âñÿêàÿ ñèñòåìà ýëåêòðîííîãî äîêóìåíòîîáîðîòà äîëæíà áûòü ðàñïðåäåëåííîé, òàê êàê ââîä äîêóìåíòîâ ïðîèñõîäèò íà òåððèòîðèàëüíî-ðàñïðåäåëåííîé îðãàíèçàöèè.
Ïåðå÷èñëèì ôóíêöèè ñèñòåì ýëåêòðîííîãî äîêóìåíòîîáîðîòà.
Õðàíåíèå ýëåêòðîííûõ äîêóìåíòîâ. Íîñèòåëè ýëåêòðîííûõ
äîêóìåíòîâ õàðàêòåðèçóþòñÿ äâóìÿ ïàðàìåòðàìè: 1) ñòîèìîñòüþ
õðàíåíèÿ 1 ìåãàáàéòà èíôîðìàöèè; 2) ñêîðîñòüþ äîñòóïà ê èíôîðìàöèè. Çàäà÷à çàêëþ÷àåòñÿ â âûáîðå îïòèìàëüíîãî íîñèòåëÿ.
Îðãàíèçàöèÿ ïîèñêà äîêóìåíòîâ. Ñóùåñòâóþò äâà òèïà ïîèñêà. Âî-ïåðâûõ, àòðèáóòèâíûé ïîèñê, êîãäà êàæäîìó äîêóìåíòó ïðèñâàèâàåòñÿ íàáîð èäåíòèôèöèðóþùèõ åãî àòðèáóòîâ. Ïîèñê äîêóìåíòà îñóùåñòâëÿåòñÿ ïóòåì ñðàâíåíèÿ çíà÷åíèé ýòèõ àòðèáóòîâ ñî çíà÷åíèÿì çàïðîñà. Ïðèìåðàìè àòðèáóòîâ ìîãóò ñëóæèòü êîä ïîñòàâùèêà, êîä èëè ôàìèëèÿ ñëóæàùåãî, âðåìÿ ñîçäàíèÿ äîêóìåíòà è ò.ä. Âî-âòîðûõ, ïîëíîòåêñòîâûé ïîèñê, êîãäà äîêóìåíò îòûñêèâàåòñÿ ïî ñëîâàì, âõîäÿùèì â ñàì äîêóìåíò.
|